FIN | ENG

Pallo hukassa? Hajaantunut kommunikaatio syö leijonanosan työajasta

26.09.2016

Mistä se työkaverilta saatu työtehtävä löytyikään - Sähköpostista? WhatsAppista? Facebookin messengeristä? Kahden jälkimmäisen kaltaiset pikaviestipalvelut ovat vallanneet maailman vauhdilla. Maailmanlaajuisesti neljän suurimman pikaviestipalvelun käyttäjämäärä on jo ylittänyt neljän suurimman perinteisen sosiaalisen median kanavien käyttäjämäärän jo viime vuoden puolella, ilmenee BI Intelligentin tekemästä selvityksestä.

“Chat apps boast a number of distinct characteristics that make their audiences particularly appealing to businesses and marketers, including their size, retention and usage rates, and user demographics.”


Source: BI Intelligence

Vaikka ihmiset ovat tottuneet käyttämään pikaviestimiä, varsin usein työpaikan sisäisen viestinnän yleisin työkalu on edelleen sähköposti. Vapaa-ajan viestinnästä tuttuja pikaviestisovelluksia, kuten WhatsApp, Messenger, Snapchat, käytetään enenevässä määrin viestintään myös työasioissa, josta johtuen kommunikaatio on usein hajaantunut moneen paikkaan. Millainen pikaviestisovellus toisi helpotusta työpaikkojen pirstaloituneeseen kommunikaatioon? Millä yhdistää pikaviestimen helppous ja tiimin tehtävälistan reaaliaikaisuus?

Sawomossa pohdimme tätä jo reilu vuosi sitten ja päätimme lähteä etsimään tähän ratkaisua yhdessä asiakkaiden kanssa. Keskustelujen tuloksena käynnistimme yhteistyöprojektin Kuopio Innovationin kanssa, tavoitteenamme kehittää erityisesti asiantuntijaorganisaatioille soveltuva sisäisen viestinnän sovellus, joka olisi yhtä vaivaton kuin WhatsApp, mutta samalla pystyisi visualisoimaan organisaation työprosesseja sekä toimisi yhteisenä muistilistana kuhunkin projektiin kuuluvista tehtävistä ja niiden tilasta. Nähtäisiin reaaliajassa mitä on tehty ja mikä on vielä tekemättä. Opittaisiin ja pystyttäisiin tehostamaan omaa tekemistä.

Kehitysprojektin tuloksena syntyi Woppye Flow -sovellus, jossa työntekijät voivat lähettää toisilleen viestien lisäksi tehtäviä. Tehtävän vastaanottaja joko hyväksyy tai hylkää tehtävän perusteluineen. Hyväksytysti vastaanotettu tehtävä näkyy keskeneräisenä niin kauan, kunnes vastaanottaja kuittaa sen tehdyksi. Sovellus myös dokumentoi keskustelua ja visualisoi näin ollen työprosesseja mahdollisten pullonkaulojen löytämiseksi ja työn kehittämiseksi.

Kuopio Innovationin Arto Holopainen tiivistää hyvin Woppye Flow -sovelluksen kehitystavoitteet Kuopio Innovationin kehitysprojektista julkaistussa tiedotteessa: ”Erityisesti asiantuntijatyössä työn prosessit ovat usein monimutkaisia ja kommunikaatio hajaantunutta. Sovelluksen avulla halusimme visualisoida työvaiheita ja tehostaa sisäistä viestintää. Halusimme myös selvittää, mitä työprosesseissa todella tapahtuu”

Sawomolle oli alusta saakka tärkeää löytää kehitysmyönteinen kumppani, jonka kanssa kehitystyötä voidaan tehdä tarpeen kartoitusvaiheesta toteutukseen. Uuden tekemisessä on aina tärkeintä löytää todellinen tarve, johon ratkaisu kehitetään, koska innovaation tuottaminen pelkän innovoinnin ilosta ei hyödytä ketään.

Kehitysprojekti huipentui Woppye Flow -sovelluksen kahden viikon pelillistettyyn testijaksoon Kuopio Innovationin henkilöstön kanssa. Kehitysprojektista ja testijaksosta saamamme positiivisen palautteen myötä jatkamme työtä organisaatioiden kommunikaation tehostamiseksi nykyajan viestintätapoihin soveltuvilla viestintätyökaluilla.

Tulevaisuuden pikaviestittyvässä maailmassa sovelluksilla kehitetään työtä, ei lisätä työtaakkaa.

-Teemu Pelkonen




26.09.2016